Este guia apresenta regras tradicionais de ICMS, PIS e Cofins. A emissão deverá ser revisada conforme o cronograma, os documentos técnicos e as regras de IBS e CBS aplicáveis ao período da operação.
A nota fiscal deve representar o produto, a operação e a tributação reais. Este material é um roteiro de conferência e não substitui a análise individual da legislação, do cadastro e do estado de destino.
Comece pelo cadastro correto do produto
- Cadastre a descrição comercial de forma compatível com o produto efetivamente vendido.
- Informe o GTIN/EAN existente na embalagem, sem criar ou reutilizar códigos de outro item.
- Valide a NCM pela descrição, composição, função e demais características do produto.
- Depois da NCM, verifique se existe CEST no Convênio ICMS 142/2018 e se a mercadoria está abrangida pela legislação do estado envolvido.
- Confirme as conclusões com fabricante, importador ou fornecedor e mantenha evidências da análise.
O código de barras ajuda a identificar o produto, mas a classificação fiscal exige conferir as características reais da mercadoria e a NCM correspondente.
NCM, CEST e substituição tributária
A Sant Ana Contabilidade conta com uma ferramenta de auditoria capaz de revisar até 10.000 produtos por vez. Quando o sistema do cliente permite a importação reversa da árvore de produtos, os códigos fiscais podem ser ajustados de forma automatizada. Nas operações interestaduais, a análise continua individual, pois depende do estado de destino e da destinação da mercadoria.
Primeiro valide a NCM. Em seguida, pesquise o CEST no Convênio ICMS 142/2018 e verifique a legislação estadual vigente. A existência de CEST, isoladamente, não confirma a sujeição ao regime de substituição tributária.
- Utilize como ponto de partida a nota fiscal do fornecedor, mas não presuma que ela esteja correta.
- Consulte o GTIN no Portal Nacional e compare o retorno de NCM e CEST.
- Compare a descrição legal da NCM com o produto.
- Verifique a vigência da lista de CEST.
- Se a NCM não estiver abrangida pelo Convênio ICMS 142/2018, o produto não terá CEST nessa sistemática.
- Consulte a lista de mercadorias sujeitas à ST no estado da operação.
- Nas operações interestaduais, analise também a legislação do estado de destino e os acordos aplicáveis.
No Rio de Janeiro, consulte o Anexo I do Livro II do RICMS/RJ. Ter CEST não basta: a mercadoria somente estará sujeita à ST se estiver enquadrada na lista estadual, observados NCM, descrição e vigência. No segmento de venda porta a porta, os CEST possuem estrutura iniciada por 28 e exigem atenção à correspondência dos segmentos nas listas aplicáveis.
PIS e Cofins: monofásico e alíquota zero
Consulte as tabelas oficiais da EFD-Contribuições e a fundamentação legal indicada para o NCM. A Tabela 4.3.10 reúne produtos sujeitos à incidência monofásica ou diferenciada; a Tabela 4.3.13 reúne produtos sujeitos à alíquota zero.
- Produto monofásico vendido sem nova tributação de PIS/Cofins: utilizar o CST 04 quando esse for o enquadramento aplicável.
- Produto normalmente tributado: utilizar o CST 01 quando houver incidência pelas alíquotas básicas.
- Produto sujeito à alíquota zero: utilizar o CST 06 quando houver enquadramento legal.
Incidência monofásica
A tributação é concentrada em etapas específicas da cadeia. O CST depende da operação, do produto e do regime.
Alíquota zero
A aplicação exige enquadramento legal válido para o produto e para o período da operação.
CFOP e código de tributação
O CFOP descreve a natureza da operação; o CST indica o tratamento do ICMS. A escolha deve considerar origem, destinação, produto, benefício, substituição tributária e perfil do destinatário.
- Identifique se é venda, revenda, devolução, bonificação, demonstração, comodato, conserto, garantia ou outra operação.
- Confirme onde a mercadoria será entregue, retirada ou consumida e se a operação é interna ou interestadual.
- Verifique se o destinatário é contribuinte do ICMS, consumidor final ou revendedor.
- Não copie automaticamente CFOP, CST ou CSOSN da nota de compra: a operação de saída pode possuir tratamento diferente.
- Emita operações de naturezas distintas em documentos separados quando necessário.
CFOP 5.102 costuma ser utilizado em venda interna de mercadoria adquirida para revenda; o 5.405, em determinadas saídas internas de mercadoria sujeita à ST. O código correto depende da operação completa e deve ser confirmado antes da emissão.
Exemplos usuais no Lucro Presumido
CFOP 5.102: revenda interna com tributação própria. CST 00 na tributação integral ou CST 20 quando houver redução de base de cálculo aplicável.
CFOP 5.405: revenda interna de mercadoria cujo ICMS foi cobrado anteriormente por ST. CST 60.
Operações interestaduais
Antes de emitir, confirme o local da operação, o estado de destino, o perfil do destinatário, a destinação da mercadoria e a existência de convênio ou protocolo. Analise NCM, CEST, descrição e vigência da regra no destino.
Cenários indicados no material
Sem ST no RJ e com ST no destino: CFOP 6.403. CST 10 ou 70, conforme exista redução de base.
Com ST no RJ e sem ST no destino: CFOP 6.102 ou 6.108. CST 00 ou 20, conforme a tributação.
Com ST no RJ e no destino: CFOP 6.404, com análise do recolhimento ao destino e da restituição do ICMS-ST anteriormente recolhido no RJ. CST 10 ou 70.
Como mapa mental, o material utiliza as faixas 5.1xx/6.1xx para operações sem ST, 5.2xx/6.2xx para devoluções sem ST, 5.4xx/6.4xx para operações com ST e 5.41x/6.41x para devoluções com ST.
Não escolha um CFOP 6.xxx apenas porque o CNPJ do cliente é de outro estado. A entrega, a retirada e o local de consumo podem alterar a caracterização da operação.
Devolução, garantia e operações que não são venda
- Em devoluções, vincule a nota de origem e reproduza as informações tributárias necessárias conforme a operação original.
- Em comodato, conserto, demonstração, bonificação ou remessa, utilize a natureza e o CFOP específicos.
- Não destaque imposto apenas por precaução: destaque indevido pode gerar obrigação de recolhimento e exigir correção.
- Na substituição em garantia, documente separadamente o retorno do item defeituoso, a saída do novo item e o destino da peça retornada.
Códigos destacados no material
Locação e comodato: CFOP X.908.
Conserto ou reparo: CFOP X.915 e X.916.
Bonificação, amostra grátis e demonstração: CFOP X.910 e X.911, com análise da tributação correspondente.
Operação que não representa receita: CST 41 para o ICMS, conforme o enquadramento indicado, e CST 49 para PIS/Cofins sem destaque de base, alíquota e valor.
Devolução: repetir os dados da nota original e utilizar CST 99 no PIS/Cofins.
Substituição de peça em garantia
Nos serviços do item 14.01 da LC 116/2003, quando a legislação exigir nota de venda para as peças empregadas, a substituição posterior de uma peça defeituosa precisa documentar o retorno, a nova saída e o destino do item danificado.
- Cliente contribuinte: deve emitir a devolução própria da peça defeituosa.
- Cliente não contribuinte: emitir documento de entrada para registrar o retorno da peça, com análise do CFOP X.949 ou outro código adequado ao caso.
- Nova peça entregue: emitir documento fiscal próprio, com a tributação correspondente à saída.
- Sem garantia do fornecedor: registrar a baixa ou perda, com análise do CFOP X.927.
- Com garantia do fornecedor: emitir a devolução espelhando a nota original, analisando CFOPs X.410/X.411 ou X.201/X.202 conforme origem e ST.
Produtos estratégicos e formação de preço
Os produtos com maior volume ou valor unitário devem ser monitorados de perto. A empresa precisa conhecer a tributação correta para avaliar o cadastro, criticar a nota do fornecedor e formar o preço com segurança.
- Mercadorias com ICMS-ST: avaliar o efeito da tributação já recolhida na formação da margem.
- Mercadorias sem ST: considerar a tributação própria da saída.
- Produtos monofásicos ou com alíquota zero: verificar o efeito correto de PIS/Cofins antes de definir o preço.
- Serviço com fornecimento de peças: separar adequadamente o valor do serviço e das mercadorias, observando a LC 116/2003 e a substância econômica da operação.
Conferência antes de transmitir
- Produto, descrição, quantidade, unidade e valor.
- GTIN, NCM, CEST e origem da mercadoria.
- CFOP, CST e tratamento de ICMS.
- CST, base e alíquotas de PIS e Cofins.
- Destinatário, endereço de entrega e indicador de presença.
- Autorização da NF-e e eventuais rejeições, contingências ou inutilizações.
- Conciliação das notas com vendas recebidas por PIX, cartão de crédito e cartão de débito.
Se houver venda sem documento fiscal, informe imediatamente ao escritório para avaliar a regularização cabível. Não utilize NCM, GTIN ou tributação de outro produto apenas para preencher o cadastro. A regularização deve refletir a mercadoria e a operação efetivamente realizadas.
Fontes oficiais para consulta
Antes de autorizar
Na dúvida, interrompa a emissão e solicite análise.
Corrigir o cadastro antes da nota ser autorizada é mais seguro do que reparar uma sequência de documentos e apurações depois.
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