Para iniciar a escrituração e a apuração mensal, o escritório precisa receber os documentos e as informações sobre a finalidade de cada aquisição. O acompanhamento deve começar ainda na última semana do mês e ser concluído no primeiro dia útil do mês seguinte.
O que pode ser considerado uma entrada
Matéria-prima, materiais intermediários e embalagens
Itens empregados na produção, modificação, beneficiamento ou transformação.
Mercadorias para revenda
Bens adquiridos para comercialização sem transformação pela empresa.
Uso, consumo, prestação de serviço ou imobilizado
Aquisições destinadas à operação da própria empresa, e não à revenda.
A classificação fiscal depende da operação, da destinação e da legislação aplicável. Em bares, restaurantes e atividades semelhantes, por exemplo, o tratamento fiscal pode não acompanhar exatamente a percepção operacional de produção.
Como os documentos são capturados
A Sant Ana Contabilidade utiliza a SIEG para monitorar NF-e de compras e CT-e de fretes tomados disponíveis no ambiente estadual. O XML é o arquivo fundamental para a escrituração e para as conferências fiscais.
No primeiro dia útil, o escritório disponibiliza uma planilha com os documentos capturados no período. Cada linha representa uma NF-e ou um CT-e e contém um acesso para consultar a representação da nota e identificar os itens adquiridos.
Notas de serviços municipais e outros documentos podem não estar disponíveis na mesma base. Por isso, a empresa deve conferir a relação e enviar manualmente o que estiver faltando.
Checklist do primeiro dia útil
- Verifique se todas as mercadorias correspondentes às notas do mês anterior foram efetivamente recebidas.
- Confira se os XML das NF-e e dos CT-e tomados constam na relação disponibilizada pelo escritório.
- Envie pelo Acessórias os XML e documentos que não tenham sido capturados automaticamente.
- Identifique as notas emitidas cujas mercadorias ainda não chegaram fisicamente à empresa.
- Informe a destinação das compras: revenda, uso, consumo, uso na prestação de serviço ou ativo imobilizado.
- Relacione o CT-e correspondente quando houver frete contratado para a aquisição.
Compras interestaduais e destinação
Nas compras realizadas fora do estado, informe com clareza se a mercadoria será destinada à revenda, uso, consumo, prestação de serviço ou ativo imobilizado. Essa informação é indispensável para verificar se existe diferencial de alíquota e qual tratamento deve ser aplicado.
Quando houver frete, indique também o número do CT-e relacionado. O documento pode ter sido emitido no mesmo mês ou em período diferente da nota de aquisição.
Entrada física da mercadoria
Controle a data em que a mercadoria efetivamente foi recebida e mantenha o comprovante de entrega assinado ou documento equivalente. Informe notas emitidas cujos produtos permaneceram em trânsito, foram devolvidos ou sofreram roubo, furto, avaria, extravio ou outro impedimento.
Quando aplicável, o DIFAL costuma possuir vencimento próximo ao início do mês seguinte. A informação tempestiva evita apurações prematuras, atrasos e retrabalho.
Serviços tomados e retenções
Solicite ao prestador o PDF e, quando disponível, o XML de cada serviço contratado. Esses documentos são necessários para conferir retenções e obrigações como a EFD-Reinf, conforme o serviço e a legislação aplicável.
A análise pode envolver IR, contribuições sociais e INSS. O valor líquido pago ao fornecedor deve ser conciliado com o valor bruto da nota e os tributos eventualmente retidos.
Contas mensais, aluguéis e outros documentos
- Anexe as faturas de energia, água, telefone, internet e gás encanado vinculadas à atividade da empresa.
- Mantenha as contas preferencialmente no CNPJ e no endereço empresarial.
- Se uma conta necessária ainda estiver no CPF, envie-a para análise e orientação de regularização.
- Para imóveis alugados, mantenha o contrato vigente e envie os recibos mensais.
- Para locação de máquinas, veículos ou equipamentos, envie contrato e documentos que comprovem a operação.
Evite misturar despesas pessoais e empresariais. A coerência dos documentos protege a qualidade da escrituração e permite que o escritório oriente eventuais regularizações.
Rotina mensal
Organize antes do fechamento.
Acompanhe as entradas na última semana do mês e responda à solicitação aberta no Acessórias no primeiro dia útil. Assim, a apuração começa com as informações necessárias em mãos.
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