Ao iniciar o levantamento contábil do mês ou do exercício, a qualidade da documentação recebida influencia diretamente o prazo e a precisão do balanço. O checklist abaixo ajuda a empresa a preparar os arquivos antes de abrir a solicitação na plataforma.
Como organizar e identificar os documentos
Digitalização
- Separe os documentos por banco e conta bancária.
- Organize os arquivos na mesma ordem cronológica dos pagamentos e recebimentos apresentados no extrato.
- Garanta que todas as páginas estejam legíveis e completas.
Identificação das transações
- Informe o número da nota fiscal relacionada à movimentação.
- Identifique o fornecedor ou cliente quando o nome do extrato for diferente do documento de origem.
- Registre pagamentos ou recebimentos parciais, descontos, juros, multas e outras diferenças.
Separe as compras destinadas a uso e consumo, ativo imobilizado, prestação de serviços e revenda. Essa classificação influencia a escrituração e a análise tributária.
Movimentações em espécie
Envie um relatório semelhante a um extrato bancário, contendo data, descrição, pessoa envolvida, documento de origem e valor de cada recebimento ou pagamento realizado em dinheiro.
Documentos do departamento pessoal
- Comprovantes de pagamento de salários, pró-labore e RPA (recibo de pagamento a autônomos).
- Comprovantes de quitação de férias e rescisões.
- Comprovantes de benefícios, como vale-transporte e vale-refeição, acompanhados do relatório de beneficiários.
- Guias e comprovantes de INSS, FGTS e FGTS rescisório.
- DARF do imposto de renda sobre a folha e contribuições sindicais, quando houver.
Documentos do departamento fiscal
Recebimentos
- Comprovantes bancários dos recebimentos das notas fiscais emitidas.
- Comprovantes de recebimento de serviços prestados, inclusive valores recebidos em espécie.
- Relatório da operadora de cartões contendo valor bruto, taxas descontadas e valor líquido creditado.
- Relação das notas fiscais que ainda não haviam sido recebidas na data do balanço.
Pagamentos e estoque
- Comprovantes bancários de pagamento das notas fiscais de mercadorias.
- Comprovantes de serviços contratados, inclusive transporte.
- Relação das notas ainda não pagas aos fornecedores na data do balanço.
- Inventário físico das mercadorias e dos materiais utilizados na prestação de serviços.
- Faturas e comprovantes de água, energia, telefone, internet e gás.
- Guias e comprovantes de impostos e contribuições.
Itens que não foram individualizados na compra
Relacione separadamente os produtos destinados a uso e consumo e os bens destinados ao ativo imobilizado.
Documentos do departamento contábil
- Extratos bancários completos de todas as contas, em PDF e no formato OFX ou OFC.
- Extratos das aplicações financeiras.
- Comprovantes de pagamento de aluguel acompanhados dos respectivos recibos.
- Outros comprovantes bancários acompanhados dos documentos que expliquem cada transação.
O PDF permite a conferência visual. O arquivo OFX ou OFC possibilita importar as movimentações e acelerar a conciliação bancária.
Outros documentos necessários
- Contratos e relatórios detalhados de empréstimos, financiamentos e consórcios.
- Comprovantes de despesas com condução e estacionamento que não sejam vale-transporte.
- Relatórios de adiantamentos de viagem e respectivas prestações de contas.
Prazo e forma de envio
Abra uma solicitação na plataforma de atendimento da Sant Ana Contabilidade e anexe toda a documentação no início do mês subsequente ao período que será fechado.
O envio completo e organizado reduz pedidos de complementação, facilita as conferências e contribui para que o balanço seja concluído dentro do prazo.
Ainda tem dúvidas?
Fale com a nossa equipe antes de enviar.
Podemos orientar sobre o formato dos arquivos e os documentos aplicáveis à realidade da sua empresa.
Falar com a Sant Ana