Quando o certificado digital está vencido ou próximo do vencimento, a empresa precisa agir rapidamente para preservar o acesso aos sistemas oficiais e a continuidade das rotinas contábeis e fiscais.
O que não pode ser feito sem um certificado válido
O certificado digital é utilizado para identificar a empresa e autorizar operações nos ambientes oficiais. Sem ele, o escritório pode ficar impossibilitado de:
- Transmitir obrigações acessórias ao Fisco, inclusive as exigidas quando a empresa está sem movimento.
- Apurar impostos e cumprir as rotinas fiscais mensais.
- Acessar portais oficiais do Estado e da Prefeitura quando a conferência for necessária.
“Sem movimento” também precisa ser conferido
A informação de que não houve movimento não substitui a conferência nos portais oficiais. É necessário acessar o portal do Estado e, quando aplicável, o da Prefeitura para confirmar a ausência de movimentação e registrar a evidência, inclusive com a captura da tela correspondente.
Pode existir uma nota emitida no portal por algum motivo, mesmo quando a empresa acredita não ter movimentação. Sem a conferência, essa ocorrência pode causar erro na apuração ou no cumprimento das obrigações.
Não emitir notas não elimina as obrigações
Mesmo sem emissão de notas fiscais, a empresa pode continuar sujeita a obrigações que precisam ser transmitidas regularmente. O atraso ou a omissão pode gerar multas e outras consequências administrativas.
Permanecer por um período prolongado — por exemplo, três meses — sem cumprir as obrigações pode resultar em impedimentos cadastrais, afetar a operação e dificultar compras e movimentações da empresa.
Acesso aos portais das prefeituras
Para empresas estabelecidas em municípios diferentes de Itaboraí, a falta de um certificado válido pode impedir o acesso ao portal da Prefeitura para conferir e validar a movimentação. Isso aumenta o risco de inconsistências e de descumprimento de prazos.
Como regularizar o certificado digital
A Sant Ana Contabilidade conta com um parceiro que realiza a emissão ou a renovação do certificado digital por videoconferência, mediante agendamento. O procedimento pode ser concluído em poucos minutos.
Quem já recebeu um aviso anterior e ainda não regularizou deve entrar em contato com o Departamento Legal com urgência para agendar o atendimento e, depois da emissão, enviar o certificado atualizado.
Não deixe para depois
Mantenha o certificado válido e evite interrupções.
Antecipe a renovação quando o vencimento estiver próximo. Se o certificado já venceu, solicite a regularização imediatamente.
Falar com o Departamento Legal